Bài viết Thư ký làm gì? Là một trong những bản mô tả công việc giúp nhà tuyển dụng (HR) tham vấn khi muốn đăng tuyển vị trí. Cũng như với một người muốn bắt đầu sự nghiệp trở thành Thư ký giám đốc
Cũng có thể tìm hiểu chính xác nghề nghiệp Thư ký giám đốc, mức lương, kỹ năng cần có và các câu hỏi phỏng vấn như thế nào! Nào hãy cùng Hegka tìm hiểu nhé!
1. Nghề thư ký được hình thành như thế nào?
Ngay từ ngày đầu trong định hình môi trường tổ chức, Thư ký được xem là người ghi chép biên bản, hay chi chú những chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ).
Vào thời kỳ đó các tác vụ văn phòng, điển hình công việc đánh máy chữ chiếm khá nhiều thời gian, công ty/ doanh nghiệp cần một người để soạn thảo văn bản đó. Vì lí do vậy, nghề thư ký bắt đầu được xuất hiện với mô tả công việc ban đầu là đánh máy, lưu trữ tài liệu, văn thư và tìm kiếm chúng.
2. Thư ký là làm gì?
Thư ký tiếng Anh là secretary. Trong bản mô tả công việc đây là người chịu trách nhiệm hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động điều hành và quản lý trong văn phòng.
Ngoài ra, công việc này đa phần liên quan đến giấy tờ, theo dõi tạp vụ hành chính, soạn thảo văn bản, lên lịch trình gặp gỡ cho giám đốc, tổ chức các buổi họp và đặt lịch hẹn với đối tác.
Làm thư ký học ngành gì?
Khác với những ngành nghề đòi hỏi tay nghề cao như kỹ sư, bác sĩ, kế toán,.. cần phải thông qua trường lớp đào tạo chuyên ngành. Hay bạn có thể hiểu là đại học.
Riêng về nghề thư ký nếu bạn muốn phát triển bản thân và sự nghiệp lâu dài, thì các lớp trung cấp/ cao đẳng thủ thư/ văn thư là hành trang kiến thức dành cho bạn.
Đọc thêm: Giám đốc điều hành (CEO) là gì? Mức lương, bản mô tả công việc của CEO như thế nào?
3. Các công việc chính của thư ký giám đốc là gì?
Như mình đã liệt kê cho bạn ở phần trên, chắc có lẽ đã giúp bạn hiểu 1 phần các công việc của trợ lý. Nhưng để rõ hơn mình sẽ liệt kê các đầu việc cho bạn:
- Lên kế hoạch lịch trình: Gặp gỡ ai, đi tới đâu, lúc nào cho giám đốc.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin: tốc ký chính xác các nội dung cuộc họp giữa ban lãnh đạo và các phòng ban.
- Lưu giữ thông tin tài liệu đã, đang và sắp được xử lý trong kho dữ liệu để phục vụ việc tra cứu.
- Biên phiên dịch tài liệu khi cần. Soạn thảo, hỗ trợ gửi các văn bản, Email hay các tài liệu mà Giám đốc yêu cầu.
- Chuyển các báo cáo của các phòng ban liên quan cho ban giám đốc.
- Đón tiếp khách hàng: Thay mặt ban giám đốc tiếp đón khách mời, sắp xếp chỗ ngồi, nước uống chào mừng tới khách hàng!
- Chuẩn bị nội dung, lịch trình cho các chuyến công tác của cấp trên
- Lập hồ sơ chuyến đi, tạm ứng, quyết toán chi phí công tác.
4. Các mốc KPIs cần đạt khi bạn bước vào nghề này!
KPIs chạy sút quần thì nghề nào chẳng có. Dường như nó chưa quá lạ lẫm với mọi người. Nhưng hãy cùng tớ điểm xem thư ký giám đốc có KPIS nào nhé!
- Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution – FCR)
- Số lượng báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm)
- Tỷ lệ hoàn thành các đầu mục công việc được giao
5. Mức lương của thư ký là bao nhiêu?
Chắc hẳn, với mọi công việc bạn luôn tự hỏi mức lương nó như thế nào nhỉ. Ở đây chúng ta sẽ tạm gác lại mức thưởng doanh thu. Mà hãy coi những ông lớn, công ty lớn hay các lĩnh vực họ đang trả bao nhiêu cho vị trí 8 tiếng này nhé. Mức này trung bình thôi!
- Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Đèo Cả: 10.000.000 – 20.000.000vnđ
- Công Ty CP Tập Đoàn Kỹ Nghệ Gỗ Trường Thành: 8.000.000 – 12.000.000vnđ
- Transimex: 10.000.000 – 12.000.000vnđ
- Nhất Tín Logistics: 15.000.000 – 20.000.000vnđ
- MDG Holding: 10.000.000 – 15.000.000vnđ
Tìm việc làm thư ký lương cao tại Hegka
6. Các yêu cầu của vị trí công việc thư ký văn phòng là gì?
Đầu tiên, nghề trợ lý không dễ, đòi hỏi bạn cần phải am hiểu khá nhiều về quản trị doanh nghiệp. Cũng như các bạn giải quyết các vấn đề phát sinh khi giao tiếp với khách hàng. Hiện nay nghề nghiệp trợ lý giáp đốc có yêu cầu cao nhất nằm ở bằng đại học và những điều sau:
- Tốt nghiệp trình độ tốt nghiệp trung cấp trở lên ở các ngành nghề
- Có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm làm thư ký giám đốc hay trợ lý giám đốc.
- Có hiểu biết về cách quản trị doanh nghiệp.
- Thành thạo tin học văn phòng.
- Có kỹ năng tiếng Anh tốt, thành thạo là một lợi thế.
- Khả năng tổ chức và quản lý công việc
- Biết lập báo cáo ngày, tháng, năm
- Có khả năng giao tiếp tốt, khéo léo.
- Là người tự tin, có phong thái chuyên nghiệp, khéo léo và cẩn thận.
Chỉ cần đáp ứng những điều này, khá nhiều công ty sẽ chào đón bạn trong tương lai đó.
7. Những kỹ năng cần có của thư ký phòng ban là gì?
- Thái độ:
- Nhạy bén
- Trung thực
- Chăm chỉ
- Kiến thức:
- Hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh
- Trình độ đa ngôn ngữ
- Kỹ năng
- Đàm phán, thuyết phục
- Phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
- Quản trị thay đổi
- Tư duy chiến lược
- Quản trị xung đột
- Xây dựng và phát triển mối quan hệ
- Quản trị công việc
8. Phỏng vấn thư ký giám đốc hỏi câu gì?
- Bạn có thể kể về cuộc sống điển hình của thư ký được không?
- Hãy nêu quy trình sắp xếp một buổi họp mà bạn thường sử dụng.
- Nêu quy trình đón tiếp khách khi giám đốc vắng mặt / bận.
- Bạn có hay dùng exel để xếp lịch hay không
- Cách sắp xếp giấy tờ của bạn như thế nào?
- Bạn có biết kỹ năng tốc ký hay không?
- Bạn sẽ chuẩn bị những báo cáo gì cho buổi họp định kỳ vào thứ 6 của ban lãnh đạo?
Đọc thêm: Giám đốc vận hành (COO) là gì? Mức lương, bản mô tả công việc cho COO
Kết bài
Trên đây là toàn bộ nội dung thư ký giám đốc là gì? Cho đến chi tiết từ mức lương, cho đến các thành phần quan trọng mà bạn cần nắm tại vị trí này. Nếu có câu hỏi nào về mức lương, chế độ bình luận giúp mình nhé. Đừng quên theo dõi Hegka để khám phá thêm nhiều bài viết thú vị hơn nhé.
Đã kiểm duyệt nội dung
