scan-la-gi-co-cong-dung-gi-lam-sao-de-scan-giay-to-duoc

Hiện nay thay vì photo tài liệu thì từ Scan tài liệu đang sử dụng khá phổ biến. Vậy Scan là gì? Liệu bạn đã thực sự hiệu về khái niệm Scan này chưa? Hãy theo cùng mình tìm hiểu qua bài viết này nhé!

1. Scan là gì?

Scan là quá trình quét các hình ảnh quang học, văn bản trên giấy tờ, chữ viết tay thông qua thiết bị scan để chuyển đổi thành dữ liệu, hình ảnh kỹ thuật số được sao lưu trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Máy Scan thường vận hành tương tự như máy Photo và hiện được nhiều người biết đến nhờ khả năng quét ảnh, tài liệu nhanh, rõ nét và tạo thành file số hóa dễ dàng chia sẻ và lưu trữ. Thông thường máy Scan có độ phân giải càng cao thì file hình ảnh xuất ra sẽ chân thực và rõ nét hơn.

Tóm lại, bạn có thể hiểu đơn giản Scan là hoạt động đối lập của Photo, thay vì in tài liệu trên mạng xuống giấy, thì Scan là quá trình chuyển thông tin, hồ sơ từ trên giấy lên trên mạng máy tính.

Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được? ảnh 1

Đặc biệt, bạn có thể chỉnh sửa văn bản khi Scan bằng phần mềm OCR (Optical-character-recognition)

2. Công dụng của Scan

Lưu trữ các tài liệu quan trọng

Để tránh tài liệu bị hư hỏng và bị lạc mất, bạn có thể Scan để lưu trữ trên máy hoặc chia sẻ lên mạng để lưu trữ và sử dụng mọi lục, mọi nơi.

Bên cạnh đó, việc scan tài liệu còn giúp bạn tiết kiệm được một khoảng chi phí cho việc in ấn và đảm bảo tài liệu được trình bày rõ ràng, không bị nhòe lem.

Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được? ảnh 2

Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Nếu thông tin quan trọng, Scan có thể giúp bạn bảo mật bằng cách kích hoạt mã bảo mật sau khi thông tin đã được chuyển sang dạng số hóa. Toàn bộ văn bản và hình ảnh được scan sẽ lưu dưới dạng PDF nhằm hạn chế người chỉnh sửa và bảo mật an toàn.

Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được? ảnh 3

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Các văn bản, hình ảnh và giấy tờ sau khi được chuyển thành file sẽ giúp cho việc phân loại và bảo quản được tối ưu và thuận tiện hơn.

Hiện nay, các máy Scan được kết nối Internet, do đó, bạn có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu đã Scan trên các trang mạng xã hội, email,…

Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được? ảnh 4

3. Các bước scan giấy tờ bằng máy scan

Để Scan giấy tờ được thì trước hết bạn cần có máy Scan hoặc phần mềm Scan trên ứng dụng điện thoại, máy tính.

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan.

Úp mặt tài liệu cần quét xuống phía dưới máy Scan > Đóng nắp máy lại

Bạn nên canh chỉnh vị trí ảnh và tài liệu cho đúng chiều để tránh bị Scan ngược bạn nhé!

Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được? ảnh 5

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Tùy loại máy bạn kết nối với máy Scan mà bạn có thể tùy chỉnh trên laptop hoặc trên thiết bị điện thoại.

Kích hoạt phần mềm Scan > nhấn thông số bạn mong muốn (kích cỡ, màu sắc bản scan)

Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được? ảnh 6

Sau khi đã cài đặt thông số phù hợp > nhấn nút Scan (trên phần mềm) và đợi vài giây để máy xử lý nhé.

Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được? ảnh 7

Sau khi Scan hoàn tất, phần mềm sẽ hiển thị thêm các thông tin về bản Scan cho bạn điều chỉnh thêm như là hướng xoay, độ phóng to, thu nhỏ,…

Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được? ảnh 8

Đối với định dạng file, bạn có thể lựa chọn PDF để lưu file nhé.

Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được? ảnh 9

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu 

Nếu cần chỉnh sửa thêm, bạn có thể dùng phần mềm Adobe Acrobat để chuyển file theo định dạng phù hợp như là PDF, Word, Excel,…

Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được? ảnh 10

Bạn có thể nhờ sự hỗ trợ của Photoshop để chỉnh lại độ sáng của file nếu như file của bạn Scan ra bị mờ hoặc nhòe chữ nhé!

4. Kết bài

Trên đây là toàn bộ khái niệm về “Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được?” Mong rằng bài viết sẽ giúp quá trình Scan tài liệu của bạn được thành công nhé!

Bạn nghĩ sao?

Đăng nhập để bình luận

Mới nhất

Xem thêm bài viết,