outlook-la-gi-cong-dung-co-ban-cua-outlook

Bạn luôn phải loay để quản lý khối lượng thông tin cá nhân, công việc dày đặc hàng ngày nhưng vẫn chưa biết sử dụng Outlook để tối ưu hóa việc quản lý? Outlook là gì? Những điều tuyệt vời mà công cụ này mang lại là gì? Mình sẽ giúp các bạn hiểu về Outlook ngay tại bài viết này!

1. Outlook là gì?

  • Phát triển bởi: Microsoft
  • Hệ điều hành: Windows, MacOS, Android, iOS
  • Ngôn ngữ lập tình: C++
  • Website: Outlook
Outlook là gì? Hưỡng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cơ bản 1

1.1. Khái niệm

Outlook được gọi đầy đủ là Microsoft Outlook, là phần mềm quản lý thông tin cá nhân – một trong số bộ ứng dụng của Microsoft Office. Outlook cho phép bạn quản lý số lượng mail được nhận và gửi đi một cách gọn gàng. Ngoài ra, bạn còn có thể quản lý lịch, lữu trữ tên và số trong danh bạ, theo dõi tác vụ của bạn, ghi chú và duyệt web.

Có thể sử dụng Outlook để kết hợp với với những ứng dụng khác để nhiều người trong một tổ chức có thể sử dụng. Họ có thể cùng chia sẻ hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách Sharepoint và lịch trình họp.

Outlook là gì? Hưỡng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cơ bản 2

1.2. Đối tượng sử dụng

Oulook rất dễ sử dụng. Hầu như phù hợp với nhiều đối tượng công việc khác nhau, từ nhân viên văn phòng, sinh viên đi học đến những người chỉ sử dụng mail với mục đích liên lạc. Ứng dụng này rất được nhiều công ty, tổ chức tin tưởng sử dụng để dễ dàng kiểm soát lượng công việc chung.

Microsoft Outlook không phải là một công cụ miễn phí; bạn sẽ phải mua phiên bản hoàn chỉnh hoặc trả cước để sử dụng khi có nhu cầu.

Outlook là gì? Hưỡng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cơ bản 3

2. Những tính năng nổi bật của Microsoft Outlook

2.1. Tốc độ truy cập nhanh chóng

Ưu điểm đầu tiên của Outlook chính là tốc độ truy cập nhanh chóng của ứng dụng. Khoảng không gian lưu trữ được tối ưu hóa cho việc quản lý bằng cách sắp xếp mail theo dung dượng, thời gian nhận, gửi… để dễ tra cứu.

2.2. Không gian lưu trữ rộng

Ngoài ra Outlook còn liên kết với OneDrive, Skype Drive để thực hiện việc gửi mail có dung lượng lớn nanh hơn. Hơn nữa, Outlook có thể khôi phục những email đã xóa (trong thời gian được cài đặt) ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác.

Outlook là gì? Hưỡng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cơ bản 4

2.3. Khả năng bảo mật và chống spam

Một đặc điểm nổi bật nữa khi bạn sử dụng Outlook có thể kể đến chính là tính năng bảo mật và chống thư Spam một cách tuyệt đối.

Khi có một mail được gửi tới với một địa chỉ, tên miền đáng ngờ, Outlook sẽ bảo vệ email bằng cách giúp bạn khởi tạo các địa chỉ mail chỉ dùng một lần (dùng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc Email Marketing).

Với Outlook, bạn có thể tạo, xóa và thay đổi các địa chỉ mail hay đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời một cách dễ dàng. 

Outlook là gì? Hưỡng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cơ bản 5

2.4.. Liên kết được với nhiều ứng dụng khác nhau

Việc tích hợp chức năng với những nền tảng mạng xã hội hiện nay Facebook, Twitter hay LinkedIn… Giúp người sử dụng vừa có thể check mail trong quá trình lướt những kênh mạng này. Hoặc có thể dễ dàng chia sẻ thông tin giữa hai phía thật nhanh chóng.

Ngoài ra, Outlook còn cho phép sử dụng HTML và CSS để người dùng có thể thỏa sức thay đổi, sáng tạo soạn thảo mail của mình trở nên sinh động.

2.5. Tính năng ngăn chặn gửi Email khi bạn quên đính kèm tệp

Khi soạn email chắc hẳn bạn đã từng một lần quên đính kèm tệp. Đây là một lỗi xảy ra rất thường xuyên nhưng nhờ có Outlook hành động này sẽ được ngăn chặn bằng việc gửi thông báo tới bạn nếu mail chưa có tập tin nào đính kèm theo.

3. Cách cài đặt và sử dụng outlook cho người mới bắt đầu?

3.1. Tải Outlook về thiết bị

Điều đầu tiên là bạn cần tải Outlook về máy. Tiếp theo, thiết lập tài khoản Outlook của bạn để sẵn sàng nhận và gửi mail…

Outlook là gì? Hưỡng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cơ bản 6

Ngoài những thông tin về tên, địa chỉ email và mật khẩu. Outlook sẽ yêu cầu cung cấp thêm một số thông tin, chẳng hạn như tên máy chủ thư của bạn.

Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm một tài khoản email khác, chọn Tệp > Thêm Tài khoản để khởi động Thiết lập Tài khoản Tự động.

3.2. Tạo thư email mới

Từ bất kỳ thư mục thư nào (chẳng hạn như Hộp thư đến của bạn), chọn Email Mới.

Outlook là gì? Hưỡng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cơ bản 7

Để tạo một thông điệp email, hãy nhấn Ctrl + Shift + M.

3.3. Dễ dàng chuyển tiếp hoặc trả lời Email

Trên ruy-băng hoặc trong ngăn đọc, chọn Trả lời, Trả lời tất cả, hoặc Chuyển tiếp.

Outlook là gì? Hưỡng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cơ bản 8

Trong hộp Đến, Cc hoặc Bcc, thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Để thêm người nhận, bấm vào hộp thích hợp, rồi nhập tên người nhận.
  • Để loại bỏ người nhận, bấm vào hộp thích hợp, chọn tên người nhận rồi nhấn phím Delete.

3.4. Hẹn lịch cho cuộc họp

Trong thư mục Lịch, chọn Cuộc họp Mới.

Outlook là gì? Hưỡng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cơ bản 9

Để tạo một yêu cầu họp mới từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, nhấn Ctrl+Shift+Q.

Lời kết

Trên đây là bài viết giải thích chi tiết về Outlook là gì? Với một số thao tác, tác vụ cơ bản trong Microsoft Outlook ở trên hi vọng sẽ giúp ích bạn trong quá trình làm việc và học tập. Nếu bạn còn biết thêm điều gì thú vị về Outlook nữa, đừng ngần ngại bình luận phía dưới để mọi người cùng biết nhé!

Bạn nghĩ sao?

Đăng nhập để bình luận

Mới nhất

Xem thêm bài viết,