nhan-vien-van-phong-la-gi-muc-luong-va-cau-hoi-phong-van-the-nao

Bài viết nhân viên văn phòng là gì? Là một trong những bản mô tả công việc giúp nhà tuyển dụng (HR) tham vấn khi muốn đăng tuyển vị trí. Cũng như với một người muốn bắt đầu sự nghiệp trở thành nhân viên văn phòng.

Cùng nhau tìm hiểu chính xác nghề nghiệp nhân viên văn phòng, mức lương, kỹ năng cần có và các câu hỏi phỏng vấn như thế nào! Hãy cùng mình tìm hiểu ngay qua bài viết này nhé!

1. Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng là gì? ảnh 1

Trong lĩnh vực hành chính văn phòng ở mỗi công ty, nhân viên văn phòng là cụm từ được nhắc đến khá phổ biến. Trong tiếng anh nhân viên văn phòng được viết là Office Staff. Điều thú vị mà bạn có thể biết là nhân viên văn phòng còn được ví như bảo mẫu của công ty. Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính nhân sự.

Những công việc mà một nhân viên văn phòng sẽ thực hiện thường liên quan đến các thủ tục hành chính như:

  • Công tác lễ tân
  • Sắp xếp lịch làm việc
  • Sắp xếp lịch họp cũng như trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu
  • Chăm sóc sức khỏe cho nhân viên cũng như nhu cầu khác của các phòng ban trong công ty.

Nói một cách chính xác nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm về công việc liên quan đến thủ tục hành chính. Là một trong những bộ phận cốt lõi không thể thiếu của mỗi cơ quan doanh nghiệp.

2. Bản mô tả công việc của nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Bởi họ là những người chịu trách nhiệm về công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Chính vì vậy để làm tại vị trí nhân viên văn phòng bạn cũng cần có đầy đủ các kỹ năng nghiệp vụ, cũng như chuyên môn thì mới có thể giải quyết công việc tốt nhất.

Sau đây là các công việc chính của một nhân viên văn phòng. Bạn hãy tham khảo xem mình phù hợp với vai trò nhân viên văn phòng nào nhất nhé.

1. Lễ tân văn phòng

Nhân viên văn phòng là gì? ảnh 2

Thông thường nhân viên văn phòng thường có công việc khá linh hoạt. Và trực tại quầy lễ tân cũng là một công việc mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận. Nhiệm vụ khi nhân viên văn phòng làm việc tại lễ tân là:

  1. Trả lời điện thoại từ khách hàng
  2. Đón khách thay ban giám đốc
  3. Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng
  4. Hỗ trợ các cuộc họp của công ty
  5. Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của công ty (nếu có)

2. Công tác văn thư lưu trữ

Khi nghe đến công việc của nhân viên văn phòng chắc chắn sẽ liên quan đến giấy tờ công văn của công ty. Và đúng như vậy nhiệm vụ chính của một nhân viên văn phòng là thực hiện các công việc liên quan đến kỹ năng nghiệp vụ, đảm nhiệm về các công văn, giấy tờ, tài liệu liên quan của công ty. Sau đây là những liệt kê chi tiết về công việc của nhân viên văn phòng làm công tác văn thư lưu trữ:

  1. Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng.
  2. Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài
  3. Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.
  4. Chấm công cho nhân viên công ty ( xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép).
  5. Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp
  6. Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên
  7. Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết

3. Thanh toán các khoản chi phí cho văn phòng

Vào mỗi tháng nhân viên văn phòng sẽ tổng kết, phụ trách việc lập phiếu. Và thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định, những khoản chi phí cần thiết để vận hành công ty hoạt động ổn định như:

  • Văn phòng phẩm cho công ty
  • Chi phí điện thoại, internet, chi phí mặt bằng công ty
  • Khoản phí về cơ sở vật chất, trang thiết đảm bảo cho việc hoạt động
  • Tạm ứng trước các khoản thanh toán thay cho thủ quỹ.

4. Quản lý tài sản, trang thiết bị của công ty

Nhân viên văn phòng sẽ là người theo dõi về thiết bị cơ sở vật chất tại công ty. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng trang thiết bị, văn phòng phẩm. Nhân viên văn phòng phụ trách việc lên kế hoạch sau đó đề xuất lên cấp trên. Khi được phê duyệt sẽ tiến hành hoạt động mua sắm. Tóm tắt công việc của nhân viên văn phòng ở việc quản lý tài sản, trang thiết bị của công ty:

  1. Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua khi cần thiết.
  2. Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên.
  3. Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty

5. Hỗ trợ dự án

Bên cạnh những công việc như đã liệt kê ở trên nhân viên văn phòng còn tham gia hỗ trợ các dự án của công ty khi cần thiết. Và những công việc mà họ thường sẽ làm khi hỗ trợ dự án là:

  1. Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý
  2. Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo
  3. Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty

3. Các mốc KPIs cần đạt khi bạn bước vào nghề này

Hầu hết các công ty đều đặt ra mức KPIs cho nhân viên của mình. KPIs là công cụ để đánh giá hiệu quả công việc thực hiện được của nhân viên. Được thể hiện qua các chỉ số mục tiêu mà công ty đã đặt ra. Điều này sẽ giúp công ty xác định được hiệu quả quá trình hoạt động của doanh nghiệp mình. Cũng như đánh giá được năng lực làm việc của nhân viên.

Bây giờ hãy cùng mình điểm qua nhân viên văn phòng cần có những KPIs nào cần hoàn thiện nhé.

  • Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
  • Tỷ lệ theo trình độ văn hoá nói chung của nhân viên
  • Mức độ kịp thời trong thực hiện cung cấp quản lý tài sản và các trang thiết bị công ty
  • Đảm bảo làm việc chuyên cần trong tháng
  • Các chỉ số khác: cách tính KPI qua hiệu quả công việc, trình độ chuyên môn các phòng ban, chế độ lương thưởng, mức độ trung thành trong công việc.

4. Mức lương của nhân viên văn phòng

Đối với bất kì một nhân viên khi tuyển dụng vào doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến mức lương mà mình nhận được. Và nếu bạn đang muốn apply vào vị trí nhân viên văn phòng bạn có biết mức lương mà mình nhận được là bao nhiêu?

Đây hầu như là câu hỏi phổ biến mà tất cả mọi người đều quan tâm. Tùy vào công ty và cấp bậc cũng như vị trí mà bạn đảm nhận sẽ có một mức lương khác nhau. Sau đây là một số thông tin về mức lương tại mỗi cấp bậc. Bạn hãy tham khảo để biết mức lương chung hiện nay nhé.

1. Ở vị trí, cấp bậc nhân viên

Nếu bạn mới và là một nhân viên mới tốt nghiệp. Khi bạn làm tại vị trí nhân viên văn phòng hiện nay sẽ giao động tầm khoảng 4 – 8 triệu đồng/tháng. Đây là mức lương dành cho nhân viên làm tại vị trí lễ tân, hay những nhân viên làm công tác hành chính nhân sự. Tuy nhiên mức lương này có sự thay đổi tùy vào vị trí, địa điểm cũng như loại hình công ty.

2. Ở cấp bậc của thư ký

Nếu bạn đảm nhận vị trí công việc là thư ký hoặc trợ lý. Thì nhân viên văn phòng ở cấp bậc này sẽ có mức lương giao động từ 8,5 triệu đến 12 triệu đồng. Công việc chính của bạn tại vị trí này đòi hỏi mức độ công việc cao hơn, sắp xếp công việc, trợ lý cho giám đốc.

3. Ở cấp bậc quản lý

Một mức lương có vẻ hấp dẫn nếu bạn đảm nhận công việc ở cấp bậc quản lý dao động từ 9 triệu đến 25 triệu đồng. Điều tất nhiên ở cấp bậc càng cao áp lực càng nhiều và công việc đòi hỏi có năng lực chuyên môn cao, có trình độ hiểu biết sâu rộng trong nhiều lĩnh vực. Khi apply vào vị trí này thông thường bạn phải có ít nhất 2 năm kinh nghiệm.

5. Các yêu cầu của vị trí công việc của nhân viên văn phòng

Khi làm bất cứ một công việc nào bạn cũng cần hiểu rõ ngành nghề và công việc mình đang làm. Cũng như bạn cần những nghiệp vụ và chuyên môn cần thiết để giải quyết các vấn đề công việc liên quan trực tiếp đến nghề sale. Hiện nay nghề nghiệp nhân viên sale có những yêu cầu như sau:

  • Thành thạo tin học văn phòng
  • Sử dụng tốt ngôn ngữ tiếng Việt
  • Có khả năng giao tiếp và thấu hiểu tốt
  • Chịu khó học hỏi và tiếp thu kiến thức mới
  • Là người nhanh nhẹn, hòa đồng, dễ gây thiện cảm với người khác
  • Trình độ Cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh,...
  • Nhiệt tình, năng động, độc lập, nhạy bén.

6. Những kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng là gì?

Như đã nói ở trên nhân viên văn phòng được ví như bảo mẫu của công ty. Có thể thấy công việc này yêu cầu nhân viên cần có sự tỉ mỹ, cẩn thận. Ngoài ra, họ cần phải đáp ứng đầy đủ các kỹ năng chuyên môn cũng như những kỹ năng mềm, hỗ trợ giải quyết công việc tốt nhất. Tham khảo một số kỹ năng cần có của một nhân viên văn phòng sau đây nhé.

  • Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng: sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in. Và các phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Excel, Word, Power Point, …
  • Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe:
  • Khả năng giải quyết vấn đề
  • Kỹ năng học hỏi, rèn luyện bản thân

7. Phỏng vấn nhân viên văn phòng cần hỏi câu gì?

  1. Anh/chị hãy giới thiệu về bản thân cho chúng tôi biết?
  2. Mặt mạnh, mặt yếu của anh/ chị là gì? Theo anh/ chị, điều đó ảnh hưởng gì đến công việc văn phòng?
  3. Theo anh/ chị, nhân viên văn phòng sẽ gặp vấn đề nào khó khăn nhất khi làm việc?
  4. Vì sao anh chị lại lựa chọn công việc đang ứng tuyển?
  5. Anh/chị nghĩ rằng điểm gì của mình hơn những ngường khác? Tại sao chúng tôi lại cần tuyển anh/chị?
  6. Tại sao anh/chị lại rời bỏ công việc trước?
  7. Mục tiêu cao nhất của anh/chị trong công việc là gì? Anh/chị có thể kể mục tiêu sắp tới ( gần đây nhất) của mình trong công việc không?
  8. Anh/chị đã học được điều gì từ công việc trước đây?
  9. Những khó khăn gì mà anh/chị gặp phải trong công việc trước? Anh/chị đã làm gì để giải quyết và xử lý vấn đề đó?
  10. Mức lương, chế độ mà anh/chị mong muốn khi làm việc tại công ty là gì?
  11. Kỹ năng nào là cần thiết với một nhân viên văn phòng theo anh/chị?
  12. Theo anh/chị, có cách gì để nhân viên văn phòng có thể sắp xếp công việc khoa học, hiệu quả? Những công cụ, phương pháp thường được dùng cho dân văn phòng là gì?
  13. Những lỗi thường gặp của nhân viên văn phòng mà anh/chị thấy là gì?
  14. Nêu những quan điểm của anh/chị về mâu thuẫn và xung đột tại công sở. Các biện pháp giải quyết khi xảy ra xung đột là gì?
  15. Bạn sẽ làm gì khi sếp của bạn cũng tham gia vào những cuộc xung đột, bàn tán và có lời lẽ xúc phạm?

Kết bài

Trên đây là toàn bộ nội dung nhân viên văn phòng là gì? Cho đến chi tiết từ mức lương, cho đến bản mô tả công việc cần nắm tại vị trí này. Nếu có câu hỏi nào về mức lương, chế độ bình luận giúp mình nhé.

Bạn nghĩ sao?

Đăng nhập để bình luận

Mới nhất

Xem thêm bài viết,