nhan-vien-hanh-chinh-van-phong-la-gi-muc-luong-ban-mo-ta-cong-viec-nhu-the-nao

Bài viết nhân viên hành chính văn phòng là gì? Là một trong những bản mô tả công việc giúp nhà tuyển dụng (HR) tham vấn khi muốn đăng tuyển vị trí. Cũng như với một người muốn phát triển sự nghiệp trở thành nhân viên hành chính văn phòng.

Cũng có thể tìm hiểu chính xác nghề nghiệp nhân viên hành chính văn phòng, mức lương, kỹ năng cần có và các câu hỏi phỏng vấn như thế nào! Nào hãy cùng mình tìm hiểu nhé!

Nhân viên hành chính văn phòng là gì?

nhân viên hành chính văn phòng ảnh 1

Nhân viên hành chính văn phòng là người có trách nhiệm làm các công việc trong phòng ban hành chính. Các công việc đó thường nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung. Bao gồm lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…Ngoài ra, họ còn theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc quản lý khác. Khi ứng tuyển vào vị trí này họ phải thực hiện các công việc sau:

  • Chuẩn bị giấy tờ, trang thiết bị trong các cuộc họp, tổ chức sự kiện,.. cho công ty
  • Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận các loại giấy tờ, hồ sơ, công văn,…được gửi đến công ty
  • Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua, tu sửa các trang thiết bị, tài sản của công ty.
  • Lưu trũ hồ sơ nhân viên
  • Xử lý các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, nghỉ việc,…

Nói tóm lại, nhân viên hành chính văn phòng là người có trách nhiệm làm công việc liên quan đến thủ tục hành chính, phụ trách văn thư, hỗ trợ nhân viên về các loại giấy tờ và còn nhiều các công việc khác tại công ty.

Có thể nói bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Những ứng viên trong bộ phận này được ví như "bảo mẫu" của công ty. Bởi họ không chỉ thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ. Mà họ còn làm các công việc nhỏ nhặt nhất như chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, vật dụng cho cuộc họp.

Các công việc chính nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Như thông tin đã cung cấp ở trên bạn có thể hình dung ra công việc mà nhân viên hành chính văn phòng sẽ đảm nhận. Tuy nhiên, công việc của họ không hề đơn giản như vậy. Để các bạn có thể hiểu rõ hơn các công việc chính mà nhân viên hành chính văn phòng sẽ làm hằng ngày. Mình sẽ liệt kê chi tiết các đầu công việc họ làm để bạn hiểu rõ nhé.

Bản mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng!

nhân viên hành chính văn phòng ảnh 2
  • Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu.
  • Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
  • Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương, … các loại giấy tờ công văn khác của Nhân viên trong công ty.
  • Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong doanh nghiệp.
  • Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty. Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.
  • Phụ trách Photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …).
  • Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp / Event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp, ...
  • Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
  • Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.
  • Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.

Các mốc KPIs cần đạt khi bạn ở vị trí nhân viên hành chính văn phòng

Cũng như bao vị trí công việc khác, KPIs luôn là thước đo để đánh giá hiệu quả công việc. Và nhân viên hành chính văn phòng cũng không ngoại lệ. Vậy để công việc của họ có hiệu quả họ cần phải đạt được chỉ số KPIs gì? Hãy cùng mình điểm qua những KPIs mà nhân viên hành chính văn phòng cần đạt được nhé.

  1. Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)
  2. Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết
  3. Số công văn, giấy tờ bị bỏ sót
  4. Số sự kiện được tổ chức

Mức lương của nhân viên hành chính văn phòng là bao nhiêu?

Khi ứng tuyển vào bất kỳ vị trí nào trong một doanh nghiệp. Sau chế độ đãi ngộ thì mức lương là điều được quan tâm hơn cả. Tùy vào nhiệm vụ và lĩnh vực phụ trách mà mức lương của các nhân viên trong các lĩnh vực sẽ có điểm khác nhau. Vậy bạn có biết mức lương của nhân viên hành chính văn phòng là bao nhiêu?

Theo khảo sát mức lương trung bình của nhân viên hành chính văn phòng dao động từ 4-8 Triệu VNĐ/tháng. Đây là mức lương của các nhân viên chưa có kinh nghiệm hoặc có kinh nghiệm ít dưới 1 năm.

Nếu bạn có ít nhất 2 năm kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, thành tạo ngôn ngữ và làm việc tại các công ty lớn. Mức lương của bạn có thể lên đến 9-25 triệu/tháng. Đây là một mức lương khá hấp dẫn.

Các yêu cầu của vị trí công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì?

nhân viên hành chính văn phòng ảnh 3

Để có thể đáp ứng được vị trí công việc của nhân viên hành chính văn phòng. Bạn cần đảm bảo các tiêu chí sau. Hãy tham khảo thông tin sau đây xem mình có đủ tiêu chuẩn để đảm nhận vị trí này chưa nhé.

  • Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành liên quan đến Kế toán, Tài chính - Ngân hàng, Nhân sự hay các ngành liên quan.
  • Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm là nhân viên hành chính trong phòng nhân sự hay 1 vị trí tương đương khác.
  • Có kinh nghiệm trong việc Lễ tân, tổ chức sự kiện là 1 lợi thế.
  • Thành thạo tin học văn phòng.
  • Có khả năng ngoại ngữ ở mức trung bình. Thành thạo ngoại ngữ là 1 lợi thế.
  • Là người nhiệt tình, chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ và biết quan sát.

Những kỹ năng cần có của nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Để nhân viên hành chính văn phòng có thể đạt được hiệu quả công việc của mình. Họ không chỉ phải trao dồi thêm nhiều kiến thức mà còn phải rèn luyện nhiều kỹ năng. Cùng mình tìm hiểu những kỹ năng bạn cần có khi đảm nhận vị trí nhân viên hành chính văn phòng nhé.

Kiến thức

  • Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
  • Trình độ khả năng về ngoại ngữ

Kỹ năng

  • Skill - Kỹ năng giao tiếp
  • Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
  • Skill - Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
  • Kỹ năng làm việc nhóm
  • Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
  • Năng lực giải trình

Thái độ

  • Nhạy bén
  • Trung thực
  • Tỉ mỉ, cẩn thận

Phỏng vấn nhân viên hành chính văn phòng cần câu hỏi gì?

  1. Bạn có thể mô tả 1 ngày làm việc điển hình của một nhân viên hành chính văn phòng được không?
  2. Bạn có sử dụng công cụ nào cho công việc của một nhân viên hành chính văn phòng không? Nêu cách sử dụng và các chức năng bạn cần để hoạt động hiệu quả.
  3. Bạn làm cách nào để theo dõi thời gian làm việc của các đồng nghiệp 1 cách hiệu quả?
  4. 1 chiếc máy Photocopy thường gặp các vấn đề gì? Bạn có kinh nghiệm xử lý các vấn đề đó không? Nếu việc xử lý nằm ngoài khả năng của bạn, thì bạn làm thế nào?
  5. Bạn làm cách nào để theo dõi các thông tin về BHYT, BHXH và các thông tin về quyền và phúc lợi của từng nhân viên trong doanh nghiệp?
  6. Nêu quy trình xử lý yêu cầu của 1 nhân viên trong doanh nghiệp.
  7. Nêu các công tác hậu cần cần thiết cho việc tổ chức sự kiện của công ty.

Kết bài

Trên đây là toàn bộ nội dung nhân viên hành chính văn phòng là gì? Cho bản mô tả công việc mà bạn cần nắm tại vị trí này. Nếu có câu hỏi nào về mức lương, chế độ bình luận giúp mình nhé.

Bạn nghĩ sao?

Đăng nhập để bình luận

Mới nhất

Xem thêm bài viết,