Nhân viên chứng từ là gì? Mô tả công việc Documentation staff

Chuyên mục Nhân viên chứng từ là gì? Chi tiết về bảng mô tả công việc để nhà tuyển dụng – HR tham khảo khi cần đăng tuyển vị trí. Và cũng giúp cho người mong muốn ứng tuyển hiểu thêm để bắt đầu vị trí Documentation staff.

Đến với bài viết, bạn sẽ biết được tính chất công việc của nghề Docs, mức lương, cần có kĩ năng gì, bộ câu hỏi phỏng vấn cho vị trí Documentation staff. Cùng tìm hiểu cụ thể tại đây!

Nhân viên chứng từ là gì?

Nhân viên chứng từ, Documentation staff – Docs, là người hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu. Giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại, giải quyết để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên. Cập nhật qui trình trong xử lý hàng hóa thị trường trong nước và quốc tế.

Đọc thêm: Nhân viên quản lý đơn hàng là gì? Mức lương và phỏng vấn như thế nào?

Mô tả công việc Nhân viên chứng từ

Một Documentation staff sẽ làm những công việc chính nào? Chẳng hạn như:

• Chuẩn bị, tiến hành kiểm toán tài liệu về xuất nhập khẩu đối với các lô hàng và khu tàu của doanh nghiệp.
• Xử lý chứng từ hóa đơn thương mại, đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu theo quy định.
• Lưu trữ, bảo quản chứng từ xuất nhập khẩu trong hệ thống. Phân loại chúng để quản lý hiệu quả, dễ tìm kiếm khi cần.
• Tạo chứng từ xuất nhập khẩu theo quy định, xuất trình theo yêu cầu tại các cơ quan chức năng.
• Giao tiếp với khách hàng, bàn bạc về giao dịch xuất nhập khẩu, bốc xếp, phương tiện vận chuyển,…
• Gửi tài liệu hướng dẫn kịp thời và chính xác cho các bên giao nhận vận tải, các nhà cung cấp khác.
• Hỗ trợ các bộ phận khác có liên quan trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.
• Theo dõi tài chính có liên quan như những khoản phải thu, phải trả, đảm bảo thanh toán các giao dịch đúng quy định và thời gian.

Tìm Việc Làm Nhân viên chứng từ lương cao tai Hegka

Lương của Documentation staff tính ra sao?

Cập nhật đến hiện tại mức lương của nghề Nhân viên chứng từ ở thị trường Việt Nam là khoảng 7.000.000 VND – 10.000.000 VND.

Mức này có thể dao động tùy theo năng lực, kinh nghiệm của nhân sự đó. Và tùy theo tình hình quy mô công ty.

Dưới đây là một số mức thu nhập của công việc Docs tại các công ty cụ thể ở nước ta:

• Melody Logistics Co., LTD: 7.000.000 VND – 10.000.000 VND
• Công ty TNHH một thành viên Transimex Hi Tech Park Logistics: 8.000.000 VND – 10.000.000 VND
• Lương Công ty cổ phần dịch vụ Ifreight Solution: 13.000.000 VND – 15.000.000 VND
• Thu nhập Công ty cổ phần vận tải biển Container Thái Bình Dương: 8.000.000 VND – 9.000.000 VND.

Kĩ năng nghề Docs cần có

Documentation stafflàm những gì để chất lượng công việc luôn đạt tối ưu? Cần trau dồi thêm một số kĩ năng bổ sung cần thiết như:

• Sử dụng máy tính và tiếng Anh tốt để phục vụ công việc
• Nắm rõ quy định, thủ tục xuất nhập khẩu
• Giao tiếp, đàm phán khéo kéo với khách hàng và đối tác
• Tạo lập chứng từ xuất nhập khẩu đúng quy định
• Phân tích, thống kê, xử lý dữ liệu
• Thăm dò thị trường, pháp lý, vận tải,…

Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên chứng từ

Trải qua vòng phỏng vấn, Documentation staff sẽ thường gặp có câu hỏi phổ biến như sau:

• Hãy giới thiệu sơ lược về bản thân bạn?
• Cho biết lí do vì sao bạn chọn công việc Documentation staff?
• Làm thế nào đảm bảo tính chính xác của chứng từ?
• Bạn có những kĩ năng gì phù hợp với vị trí Docs?
• Thông tin cần có trong Điều khoản thanh toán gồm những mục nào?
• Tình huống: Nếu doanh nghiệp yêu cầu mã HS thấp, không đúng với thực tế hàng hóa thì bạn sẽ xử lý ra sao? Cách mà bạn lựa chọn nhà cung cấp uy tín, mua hàng với giá cả hợp lý nhất?

Đọc thêm: Nhân viên theo dõi đơn hàng là gì? Mức lương và câu hỏi phỏng vấn?

Lời kết

Vừa rồi là nội dung về công việc của vị trí Nhân viên chứng từ là gì? Nhiệm vụ, mức lương, trách nhiệm/ mô tả công việc, kĩ năng, câu hỏi phỏng vấn,... Mọi thắc mắc hay chia sẻ thêm về vị trí này bạn hãy để lại bình luận bên dưới bài viết nhé! Hoặc bạn có thể gợi ý chủ đề/ vị trí mà bạn muốn tìm hiểu ở bài viết tiếp theo.