Giao tiếp được xem là một trong những kỹ năng đặc biệt quan trọng của con người. Giao tiếp và tương tác sẽ tạo nên mối quan hệ tốt đẹp với mọi người xung quanh. Và trong thời kì hội nhập giữa các nền kinh tế, kỹ năng giao tiếp trở nên rất quan trọng trong công việc.
Trên thực tế, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn có được những nhân viên khéo léo trong giao tiếp. Vậy bạn có biết kỹ năng giao tiếp là gì? Vai trò và kỹ năng giao tiếp trong công việc. Đọc ngay bài viết để hiểu chi tiết về kỹ năng giao tiếp cũng như cách để giao tiếp khéo léo chuyên nghiệp nhé!
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng truyền đạt thông điệp, lắng nghe tích cực. Trao đi và nhận lại giữa chủ thể giao tiếp (con người) và đối tượng giao tiếp (người nghe). Nhằm đạt được một mục đích giao tiếp nhất định.
Kỹ năng giao tiếp bao gồm những quy tắc, nghệ thuật, cách ứng xử, đối đáp. Tất cả được rút ra từ những kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp chúng ta giao tiếp một cách hiệu quả và thuyết phục hơn. Và hầu hết kỹ năng giao tiếp là kỹ năng mà hầu hết mọi ngành nghề đều cần.
Những yếu tố ảnh hưởng đến cách thức và hiệu quả giao tiếp là các ý tưởng, sự cảm nhận và các yếu tố quanh ta. Có thể nói rằng kỹ năng giao tiếp sẽ liên quan đến kỹ năng nghe - nói, quan sát và cả thái độ của đối phương (người giao tiếp).
Các hình thức giao tiếp phổ biến hiện nay:
- Face - to - face (mặt đối mặt)
- Giao tiếp qua điện thoại, email và mạng xã hội
Các công việc sử dụng kỹ năng giao tiếp:
- Phiên dịch
- Nhân viên chăm sóc khách hàng
- Giao dịch viên
- Nhân viên telesales,...
Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc
Như chúng ta đã nói ở trên, giao tiếp là một kỹ năng quan trọng. Vậy vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc là gì? Sau đây là những biểu hiện cụ thể vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc.
1. Thúc đẩy hiệu suất và tạo những đội nhóm mạnh
Trong môi trường văn hoá doanh nghiệp, giao tiếp là một kỹ năng không thể thiếu. Khi bạn có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ:
- Truyền đạt thông tin tới đồng nghiệp, đối tác, cấp trên sẽ rất suôn sẻ.
- Thực hiện được công việc đạt hiệu quả cao
- Có kĩ năng giao tiếp khéo léo thông điệp bạn truyền tải sẽ chính xác dẫn đến hiệu suất công việc cao.
Khi làm việc trong đội nhóm, kỹ năng giao tiếp được xem là yếu tố tạo nên đội nhóm mạnh cho sự phát triển của công ty. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong đội nhóm:
- Giao tiếp khéo léo làm tăng sự đoàn kết giữa các thành viên. Khiến cho các buổi thảo luận trở nên sôi động.
- Đưa ra được nhiều ý tưởng hay mới mẻ để chùng nhau tham khảo và chọn lựa.
- Giúp công ty có giải pháp hữu hiệu cũng như mang đến lợi ích tốt nhất cho công ty.
2. Gia tăng cơ hội thăng tiến trong công việc
Khi bạn làm bất kỳ một công việc nào bạn cũng mong muốn có cơ hội thăng tiến. Và để có thể thăng tiến chắc chắn kỹ năng giao tiếp là kỹ năng bắt buộc phải có. Cho dù bạn là một người có năng lực nhưng bạn nhút nhát, không biết cách giao tiếp. Bạn rất khó có khả năng để thăng tiến.
Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn trở thành người quản lý được sự ủng hộ, hợp tác của nhân viên. Với khả năng của mình, quản lý có thể hiểu rõ về thế mạnh của nhân viên. Biết cách giao cho nhân viên của mình những nhiệm vụ phù hợp. Có thể hướng dẫn họ thực hiện nhằm tăng hiệu quả chung của dự án/kế hoạch.
Chính vì thế kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là lợi thế để bạn đảm nhận những chức vụ cao. Mở rộng mối quan hệ với nhiều người không chỉ là nhân viên công ty mà còn với nhiều phòng ban và đối tác khác trong công việc.
Làm sao để giao tiếp thật khéo léo chuyên nghiệp
Để có thể ứng xử, giao tiếp tốt trong cuộc sống cũng như công việc. Các bạn nên lưu ý những yếu tố sau đây:
1. Ngắn gọn, dễ hiểu, rành mạch
Khi giao tiếp bạn nên trả lời một các rành mạch, ngắn gọn. Điều này thể hiện sự tự tin mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
Tránh những từ ngữ "à, ừm" khi nói chuyện với người khác. Nếu chưa biết nên trả lời như thế nào bạn nên mỉm cười và giữ bình tĩnh. Khi trò chuyện phải dứt khoát, biết ngắt nghỉ để người khác có thể nghe và hiểu ý mình. Đây cũng là cách lấy năng lượng cho bản thân của bạn.
2. Tuyệt đối không "thao thao bất tuyệt"
Đừng cố gắng chứng minh mình là một người học cao, hiểu rộng và nói một cách thao thao bất tuyệt. Nó sẽ khiến mọi người cảm thấy không được thoải mái.
Bạn nên hiểu giao tiếp là sự chia sẻ trao đổi thông tin suy nghĩ của nhau. Nếu bạn chỉ chăm chăm thao thao bất tuyệt nói về suy nghĩ của mình. Chắc chắn sẽ làm cho đối phương thấy chán nản. Và sẽ không có những cuộc trò chuyện sau đó.
3. Hiểu nhau, tìm ra điểm chung của nhau
Giao tiếp là cách để thấu hiểu và chia sẻ với nhau những suy nghĩ chung. Khi bạn giao tiếp không phải bất kỳ ai bạn cũng có thể chia sẽ hết tâm sự của mình. Thật tuyệt vời nếu chúng ta có thể tìm được một người bạn hiểu và chia sẽ mọi chuyện. Và giao tiếp tốt là cách để bạn có thể tìm được những người bạn đồng hành cùng mình.
4. Lắng nghe, tôn trọng ý kiến của người khác
Trong giao tiếp chúng ta thường có xu hướng chia sẻ câu chuyện của bản thân hơn là lắng nghe đối phương. Thế nhưng bạn có biết chúng ta chưa thực sự biết cách lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác.
Bạn nên lưu ý khi giao tiếp hãy dừng lại một chút để lắng nghe ý kiến của đối phương. Chú ý những lời họ nói, giọng điệu và chú ý tới cả ngôn ngữ cơ thể của họ. Khi bạn làm được điều này đối phương sẽ cảm thấy họ được thấu hiểu, tôn trọng và tin tưởng bạn hơn. Khi bạn càng biết cách lắng nghe, người kia càng cởi mở và câu chuyện sẽ càng trở nên thú vị hơn.
5. Nói đúng suy nghĩ của mình, kết hợp ngôn ngữ hình thể
Để thể hiện sự khéo léo và chuyên nghiệp trong giao tiếp điều bạn cần làm là chân thành và trung thực. Hãy nói đúng suy nghĩ của bạn cho đối phương biết.
Vì dụ bạn đang khó chịu hãy nói điều này cho đối phương biết. Hay bạn không muốn tiếp tục chủ đề này cũng hãy nói ra. Nói một cách khéo léo để không làm đối phương thấy khó chịu mà chính bạn cũng cảm thấy thoải mái.
Đặc biết, ngôn ngữ cơ thể của bạn cũng cho thấy mọi cảm xúc và suy nghĩ của bạn, thậm chí là cả thái độ của bạn đối với người đối diện. Chính vì vậy khi bạn giao tiếp đừng quên thể hiện ngôn ngữ cơ thể của mình nhé. Đôi khi ngôn ngữ cơ thể là cách để bạn trả lời một ai đó mà không cần phải lên tiếng.
Những kỹ năng giao tiếp cơ bản quan trọng nhất
- Kỹ năng lắng nghe
- Khả năng giao tiếp ứng xử: Chào hỏi, tác phong
- Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục, đàm phán
- Kỹ năng đặt câu hỏi
- Khả năng xử lý tình huống
- Kỹ năng làm việc nhóm
Các lỗi cần tránh trong giao tiếp
- Bình tĩnh lắng nghe, không nên ngắt lời người khác. Nếu ngắt lời hãy "xin phép" hoặc "xin lỗi" trước đó.
- Không chê bai, nói xấu người khác, tránh các chủ đề nhạy cảm dân tộc, tôn giáo.
- Không vòng vo, tránh ậm ừ, ngập ngừng.
- Gãi đầu, gãi cổ, cử động nhiều không tập trung khi giao tiếp.
- Không khoanh tay, xem đồng hồ, ngắm móng tay.
- Nheo mắt, nhìn chằm chằm, nụ cười không chân thật.
- Không khơi gợi những chuyện người khác không muốn nghe, động chạm lòng tự ái.
- Sử dụng chủ ngữ "tôi" hay "chúng ta" phù hợp từng hoàn cảnh.
- Nói sai đề tài, chủ đề mà mọi người đang đề cập đến.
- Nói thì thầm với một số người trong tập thể đông người.
- Không khua tay, múa chân, thể hiện thái độ lo lắng hay vui vẻ quá khi giao tiếp.
- Nói quá to khi không cần thiết. Tùy chủ đề giao tiếp mà có âm điệu, ngữ điệu phù hợp.
- Hỏi lại những điều chưa hiểu, luôn nhớ tên người đối diện.
- Tạo sự thân mật, cử chỉ đi cùng lời nói và ánh mắt.
- Không nóng nảy, không hấp tấp, không vội vàng.
Cách giao tiếp hiệu quả cho cuộc phỏng vấn
- Đến sớm 5 - 10 phút trước khi phỏng vấn
- Chuẩn bị sẵn ngôn ngữ kí hiệu mình có thể sử dụng trong cuộc phỏng vấn
- Đảm bảo để điện thoại ở chế độ rung và tắt chế độ thông báo
- Đừng chú ý vào điện thoại hoặc đồng hồ trong suốt cuộc phỏng vấn
- Xác định, phát huy điểm mạnh và hạn chế điểm yếu của mình khi giao tiếp
Xem thêm:
- Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? Bí kíp giải quyết vấn đề trong công việc
- Kỹ năng lãnh đạo là gì? Bí quyết nào để phát triển kỹ năng lãnh đạo?
- Kỹ năng giao tiếp là gì? Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc
- Kỹ năng quản lý bản thân là gì? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng quản lý bản thân?
Tổng kết
Bài viết đã giúp bạn hiểu kỹ năng giao tiếp là gì? Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc. Hy vọng bài viết mang đến bạn những thông tin thật giá trị. Giúp bạn cải thiện và nâng cao kỹ năng giao tiếp. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết, tìm việc làm đừng quên tại Hegka.