Administrative Officer là gì? Mô tả công việc và mức lương

Bạn tự hỏi mình có phù hợp với nghề Administrative Officer hay không, bạn muốn tìm hiểu Administrative Officer là gì? Hãy cùng Hegka tìm hiểu chi tiết nghề nghiệp qua bản mô tả công việc này và xem thử tương lai nghề nghiệp sẽ ra sao.

Administrative Officer là gì?

Chức vụ Administrative Officer là một vị trí công việc trong lĩnh vực hành chính. Trong đó, nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hỗ trợ hành chính cho các phòng ban, bộ phận trong một tổ chức/ công ty.

Các trách nhiệm của vị trí Administrative:

Cung cấp các hỗ trợ hành chính cần thiết cho các phòng ban, bộ phận trong một tổ chức, nhằm đảm bảo hoạt động của công ty được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Mô tả công việc Administrative Officer

Dưới đây là bản mô tả công việc của Administrative Officer.

• Quản lý hồ sơ, tài liệu: Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu của tổ chức.
• Tiếp nhận, xử lý thư từ, email: Tiếp nhận, phân loại, xử lý thư từ, email đến từ các văn phòng, tổ chức, đối tác và nội bộ.
• Công tác hành chính văn phòng: Sắp xếp lịch làm việc của cấp trưởng phòng, giám đốc, đặt phòng họp, đặt vé máy bay, khách sạn,...
• Hỗ trợ nhân sự: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ nhân sự, tổ chức các sự kiện,...
• Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý.

Tìm việc làm Administrative Officer lương cao tại Hegka

Yêu cầu công việc Administrative Officer

Các yêu cầu thường gặp của vị trí công việc Administrative Officer

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành hành chính, văn thư - lưu trữ,...
• Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, văn phòng.
• Kỹ năng mềm: Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm tốt.
• Kỹ năng máy tính văn phòng: Sử dụng thành thạo word, excel, outlook...

Kỹ năng cần thiết cho vị trí Administrative Officer

Dưới đây là một số kỹ năng và kiến thức cụ thể mà một Administrative Officer cần có:

• Kỹ năng tổ chức và quản lý: Khả năng sắp xếp, phân loại công việc một cách khoa học và hiệu quả là rất quan trọng đối với một Administrative Officer. Bạn cần có khả năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn.
• Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt bằng văn bản và nói là cần thiết để bạn có thể tương tác hiệu quả với các đồng nghiệp, khách hàng và đối tác. Bạn cần có khả năng viết và trình bày tài liệu rõ ràng, súc tích và thuyết phục.
• Kỹ năng tin học: Thành thạo các phần mềm văn phòng như Microsoft Office là điều bắt buộc đối với một Administrative Officer. Bạn cần có khả năng sử dụng các phần mềm này để tạo, chỉnh sửa và quản lý tài liệu, bảng tính, email, v.v.
• Kỹ năng tiếng Anh: Thành thạo tiếng Anh là một lợi thế đối với một Administrative Officer. Bạn có thể sử dụng tiếng Anh để giao tiếp với các khách hàng và đối tác nước ngoài.

Ngoài những kỹ năng cần thiết trên nhân viên Administrative Officer cũng cần có những phẩm chất sau:

• Cẩn thận, tỉ mỉ: Công việc của một Administrative Officer đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ để đảm bảo tính chính xác của các tài liệu, hồ sơ.
• Tính kiên nhẫn: Công việc của một Administrative Officer có thể khá nhàm chán và lặp đi lặp lại. Bạn cần có tính kiên nhẫn để hoàn thành tốt công việc.
• Tư duy logic: Bạn cần có tư duy logic để giải quyết các vấn đề trong công việc.
• Khả năng thích nghi: Công việc của một Administrative Officer có thể thay đổi liên tục. Bạn cần có khả năng thích nghi với những thay đổi này.

Đọc thêm: Teaching Assistant là gì? Mô tả công việc, mức lương Trợ giảng

Mức lương của Administrative Officer

Hiện nay, mức lương thị trường của Administrative Officer sẽ cần trải qua các giai đoạn:

• Nhân viên mới: Mức lương của nhân viên mới thường dao động từ 5 - 7 triệu đồng/tháng.
• Nhân viên có kinh nghiệm: Mức lương của nhân viên có kinh nghiệm thường dao động từ 7 - 10 triệu đồng/tháng.
• Nhân viên cấp cao: Mức lương của nhân viên cấp cao có thể lên đến 15 - 20 triệu đồng/tháng.

Ngoài mức lương cơ bản, Administrative Officer cũng có thể được hưởng các khoản phụ cấp khác như tiền ăn trưa, tiền đi lại, tiền điện thoại, v.v.

Các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương của Administrative Officer:

• Kinh nghiệm: Kinh nghiệm là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến mức lương của Administrative Officer. Nhân viên có kinh nghiệm sẽ được trả lương cao hơn nhân viên mới.
• Năng lực: Năng lực của nhân viên cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức lương. Nhân viên có năng lực tốt sẽ được trả lương cao hơn nhân viên có năng lực trung bình.
• Chức vụ: Chức vụ của nhân viên cũng ảnh hưởng đến mức lương. Nhân viên cấp cao sẽ được trả lương cao hơn nhân viên cấp thấp.
• Quy mô của tổ chức: Mức lương của Administrative Officer cũng phụ thuộc vào quy mô của tổ chức. Nhân viên làm việc tại các tổ chức lớn thường được trả lương cao hơn nhân viên làm việc tại các tổ chức nhỏ.

Mẹo để gia tăng mức lương cho Administrative Officer:

• Tăng kinh nghiệm: Để tăng mức lương, bạn cần tích lũy kinh nghiệm làm việc. Bạn có thể làm việc lâu hơn tại cùng một công ty hoặc chuyển sang công ty mới để có cơ hội học hỏi và phát triển.
• Nâng cao năng lực: Bạn cần nâng cao năng lực của mình để đáp ứng các yêu cầu công việc ngày càng cao. Bạn có thể tham gia các khóa học đào tạo, tự học hoặc tham gia các hoạt động ngoại khóa để phát triển các kỹ năng và kiến thức cần thiết.
• Đổi mới, sáng tạo: Bạn cần đổi mới và sáng tạo trong công việc để tạo ra giá trị cho tổ chức. Điều này sẽ giúp bạn được đánh giá cao và có cơ hội được tăng lương.

Đọc thêm: Chuyên viên tư vấn chứng khoán là gì? Mức lương, bản mô tả công việc

Tương lai nghề nghiệp Administrative Officer

Tương lai nghề nghiệp của Administrative Officer được đánh giá là rộng mở. Vì hiện nay, nhu cầu tuyển dụng của nhiều công ty cho vị trí nhân viên hành chính văn phòng vẫn tiếp tục tăng cao trong những năm tới, do sự phát triển của nền kinh tế và sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nội địa.

Các yếu tố thúc đẩy nhu cầu tuyển dụng Administrative Officer:

• Sự phát triển của nền kinh tế: Sự phát triển của nền kinh tế dẫn đến sự gia tăng số lượng doanh nghiệp và tổ chức, từ đó nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng cũng tăng lên.
• Sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp: Các doanh nghiệp ngày càng cạnh tranh gay gắt hơn để giành thị phần, dẫn đến nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng có năng lực cao để hỗ trợ hoạt động kinh doanh.
• Xu hướng chuyển đổi số: Xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong nhiều lĩnh vực, dẫn đến sự gia tăng nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng có kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.

Các cơ hội thăng tiến cho Administrative Officer:

Administrative Officer có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp. Với kinh nghiệm và kỹ năng, bạn có thể thăng tiến lên các vị trí cao hơn như Office Manager, Executive Assistant,...

Một vài câu hỏi phỏng vấn ứng viên Administrative Officer

Dưới đây là một vài câu hỏi phỏng vấn ứng viên Administrative Officer thường gặp:

• Hãy giới thiệu bản thân bạn.
• Tại sao bạn muốn ứng tuyển vào vị trí này?
• Bạn có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng không?
• Kỹ năng và kiến thức của bạn là gì?
• Bạn có thể kể về một tình huống khó khăn mà bạn đã gặp phải trong công việc và cách bạn giải quyết?
• Bạn có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm tốt không?
• Bạn có thể kể về một dự án mà bạn đã thực hiện thành công?
• Bạn có thể làm việc dưới áp lực không?
• Mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì?

Lời kết

Trên đây là "Administrative Officer là gì?" và bản mô tả công việc cho vị trí này. Mong rằng những phân tích, chia sẻ này sẽ giúp bạn phát triển hơn trên con đường nghề nghiệp.