Admin Executive là gì? Mô tả công việc và mức lương

Bạn tự hỏi mình có phù hợp với nghề Admin Executive hay không, bạn muốn tìm hiểu Admin Executive là gì? Hãy cùng Hegka tìm hiểu chi tiết nghề nghiệp qua bản mô tả công việc này và xem thử tương lai nghề nghiệp sẽ ra sao.

Admin Executive là gì?

Admin Executive là một vị trí quản lý cấp cao trong công ty, họ có trách nhiệm hỗ trợ và kiêm trợ lý cho giám đốc điều hành. Chức danh này ngoài yêu cầu kinh nghiệm, sự nhanh nhạy nó còn đòi hỏi kiến thức chuyên môn và các kỹ năng quản lý, tổ chức, giao tiếp tốt.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của Admin Executive:

• Hỗ trợ giám đốc điều hành trong các công việc quản lý hành chính và tạo mối quan hệ giữa các phòng ban, bao gồm:
  • Quản lý lịch trình di chuyển và cuộc họp của giám đốc điều hành
  • Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi, email và thư từ của giám đốc điều hành
  • Chuẩn bị tài liệu và báo cáo hoạt động cho giám đốc điều hành
  • Tổ chức các sự kiện và chuyến đi của giám đốc điều hành
• Tham gia vào việc hoạch định chiến lược và phân tích các quyết định kinh doanh
• Quản lý và điều hành các chỉ đạo từ ban giám đốc hoặc giám đốc điều hành.

Đọc thêm: Administrative Officer là gì? Mô tả công việc và mức lương

Mô tả công việc Admin Executive

Dưới đây, sẽ là những mô tả công việc cho vị trí Admin Executive mà bạn sẽ cần tham khảo:

• Quản lý lịch trình và cuộc họp của giám đốc điều hành:
  • Xác nhận lịch trình và cuộc họp của giám đốc điều hành
  • Sắp xếp lịch trình và cuộc họp của giám đốc điều hành
  • Theo dõi và nhắc nhở giám đốc điều hành về lịch trình và cuộc họp
• Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi, email và thư từ của giám đốc điều hành:
  • Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi, email và thư từ của giám đốc điều hành
  • Xác định mức độ ưu tiên và xử lý các yêu cầu của khách hàng, đối tác và nhân viên
  • Chuẩn bị và gửi thư, email và tài liệu cho khách hàng, đối tác và nhân viên
• Chuẩn bị tài liệu và báo cáo cho giám đốc điều hành:
  • Chuẩn bị tài liệu và báo cáo cho giám đốc điều hành
  • Nghiên cứu và phân tích dữ liệu để hỗ trợ giám đốc điều hành trong việc đưa ra quyết định
• Tổ chức các sự kiện và chuyến đi của giám đốc điều hành:
  • Tổ chức các sự kiện và chuyến đi của giám đốc điều hành
  • Sắp xếp lịch trình, đặt vé máy bay, khách sạn và các dịch vụ khác
  • Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện các sự kiện và chuyến đi
• Tham gia vào việc hoạch định chiến lược và phân tích các quyết định kinh doanh:
  • Tham gia vào các cuộc họp và thảo luận về chiến lược kinh doanh
  • Phân tích dữ liệu và đưa ra các đề xuất để hỗ trợ giám đốc điều hành trong việc đưa ra quyết định
• Quản lý và điều hành một nhóm nhân viên:
  • Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên
  • Đánh giá hiệu suất và phát triển nhân viên
• Các nhiệm vụ khác:
  • Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu - chỉ đạo của giám đốc điều hành

Tìm việc làm Admin Executive lương cao tại Hegka

Yêu cầu công việc Admin Executive

Để trở thành một Admin Executive, ứng viên cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành như quản trị kinh doanh, hành chính văn phòng,...
• Kiến thức và kỹ năng:
  • Kiến thức chuyên môn về quản trị kinh doanh, hành chính văn phòng
  • Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và thuyết trình
  • Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc
  • Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng
  • Kỹ năng ngoại ngữ (tiếng Anh là ưu tiên)
• Kinh nghiệm làm việc: Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các vị trí tương tự

Kỹ năng cần thiết cho vị trí Admin Executive

Vị trí Admin Executive là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, do đó nếu ứng tuyển vào vị trí này bạn sẽ cần sở hữu những kỹ năng sau:

Kỹ năng cần thiết

• Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với Admin Executive. Họ cần có khả năng giao tiếp hiệu quả với các cấp lãnh đạo, nhân viên, khách hàng và đối tác. Thế nên khi vào vai trò này, kỹ năng giao tiếp tuyệt vời sẽ giúp họ xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả.
• Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc: Admin Executive có thể cần phải xử lý nhiều công việc cùng một lúc và gần deadline, vì vậy họ cần có kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc tốt. Kỹ năng này sẽ giúp họ phân bổ thời gian hợp lý và hoàn thành công việc đúng hạn.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Admin Executive thường phải đối mặt với các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Do đó, họ cần có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt để xử lý các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng: Admin Executive thường phải sử dụng các phần mềm văn phòng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint,... để thực hiện các công việc lập kế hoạch, lên lịch trình và hành chính. Do đó, họ cần có kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm này.
• Kỹ năng ngoại ngữ (tiếng Anh kỹ năng ưu tiên): Trong môi trường kinh doanh quốc tế, khả năng sử dụng ngoại ngữ là một lợi thế lớn đối với Admin Executive. Kỹ năng ngoại ngữ thường sẽ giúp họ giao tiếp và làm việc hiệu quả trong công tác đối nội và đối ngoại.

Kỹ năng mềm khác

• Kỹ năng làm việc nhóm: Admin Executive thường phải làm việc với nhiều người khác nhau, giữa các phòng ban, vì vậy họ cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt để phối hợp và hoàn thành công việc hiệu quả.
• Kỹ năng chịu áp lực: Admin Executive thường phải làm việc trong môi trường áp lực cao, vì vậy họ cần có kỹ năng chịu áp lực tốt để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
• Kỹ năng linh hoạt: Admin Executive cần có khả năng thích ứng với các thay đổi trong công việc.

Đọc thêm: BDM là gì? Mô tả công việc Business Development Manager

Mức lương của Admin Executive

Mức lương của Admin Executive phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp và kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Theo khảo sát của VietnamWorks, mức lương trung bình của Admin Executive tại Việt Nam dao động từ 10 triệu đến 20 triệu đồng/tháng. Trong đó, mức lương theo kinh nghiệm sẽ có mức như sau:

• Admin Executive dưới 1 năm kinh nghiệm: Mức lương dao động từ 8 triệu đến 11 triệu đồng/tháng.
• Admin Executive có kinh nghiệm từ 1 đến 3 năm: Mức lương dao động từ 12 triệu đến 16 triệu đồng/tháng.
• Admin Executive có kinh nghiệm từ 3 đến 5 năm: Mức lương dao động từ 16 triệu đến 20 triệu đồng/tháng.
• Admin Executive có kinh nghiệm trên 5 năm: Mức lương có thể lên đến 30 triệu đồng/tháng.

Ngoài lương cơ bản, hiện nay vị trí Admin Executive còn có thể nhận được các khoản thu nhập khác như phụ cấp, thưởng, hoa hồng,... Tùy thuộc vào quy định - chính sách của doanh nghiệp mà các khoản thu nhập này sẽ khác nhau.

Dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng đến mức lương của Admin Executive:

• Quy mô doanh nghiệp: Admin Executive làm việc tại các doanh nghiệp lớn thường có mức lương cao hơn so với các doanh nghiệp nhỏ.
• Lĩnh vực hoạt động: Admin Executive làm việc trong các lĩnh vực kinh doanh như tài chính, ngân hàng, công nghệ thường có mức lương đặc biệt cao hơn so với các ngành khác.
• Kinh nghiệm làm việc: Admin Executive có kinh nghiệm làm việc lâu năm thường có mức lương cao hơn so với những người mới ra trường.
• Kỹ năng và trình độ chuyên môn: Admin Executive có kỹ năng và trình độ chuyên môn cao thường có mức lương cao hơn so với những người có kỹ năng và trình độ chuyên môn thấp.

Để có mức lương cao, Admin Executive cần tích lũy kinh nghiệm làm việc, nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn.

Đọc thêm: Admin Assistant là gì? Mô tả công việc và mức lương

Tương lai nghề nghiệp Admin Executive

Dưới đây là một số xu hướng sẽ tác động đến tương lai nghề nghiệp của Admin Executive:

• Sự phát triển của công nghệ: Công nghệ đang thay đổi cách thức hoạt động của doanh nghiệp, và Admin Executive cần có khả năng thích ứng với các thay đổi này hay kỹ năng sử dụng công nghệ. Điều đó đặt ra họ cần cập nhật kiến thức và kỹ năng về các công nghệ mới để hỗ trợ giám đốc điều hành trong việc triển khai các chiến lược kinh doanh.
• Sự phát triển của kinh doanh quốc tế: Các doanh nghiệp ngày càng mở rộng hoạt động ra thị trường quốc tế, và Admin Executive cần có sự đáp ứng tốt về khả năng giao tiếp và làm việc hiệu quả với các đối tác nước ngoài. Họ cần có kỹ năng ngoại ngữ tốt để hỗ trợ giám đốc điều hành trong việc đàm phán, ký kết hợp đồng và phát triển kinh doanh quốc tế.
• Sự phát triển của các mô hình kinh doanh mới: Các mô hình kinh doanh mới như kinh tế chia sẻ, kinh doanh theo yêu cầu,... đang phát triển nhanh chóng. Admin Executive cần có khả năng nắm bắt các xu hướng mới để hỗ trợ giám đốc điều hành trong việc triển khai các mô hình kinh doanh này.

Để có tương lai nghề nghiệp tốt, Admin Executive học cách thích ứng, trau dồi những kiến thức công nghệ và kỹ năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Dưới đây là một số cách để phát triển tương lai nghề nghiệp của Admin Executive:

• Tích lũy kinh nghiệm làm việc: Kinh nghiệm làm việc là yếu tố quan trọng để phát triển nghề nghiệp. Admin Executive cần tích lũy kinh nghiệm làm việc trong các vị trí khác nhau để nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn.
• Nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn: Admin Executive cần tham gia các khóa học đào tạo, hội thảo để nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn. Họ cũng cần cập nhật các kiến thức mới về công nghệ, kinh doanh quốc tế và các mô hình kinh doanh mới.
• Tìm kiếm cơ hội phát triển: Admin Executive cần chủ động tìm kiếm cơ hội phát triển nghề nghiệp. Họ có thể tham gia các dự án mới, học hỏi từ các đồng nghiệp và giám đốc điều hành.

Một vài câu hỏi phỏng vấn ứng viên Admin Executive

Dưới đây là những mẫu câu hỏi thường gặp:

• Giới thiệu bản thân bạn?
• Bạn có kinh nghiệm gì trong việc hỗ trợ giám đốc điều hành?
• Kỹ năng nào bạn nghĩ là quan trọng nhất đối với một Admin Executive?
• Bạn sẽ làm thế nào để giải quyết một tình huống căng thẳng với giám đốc điều hành?
• Bạn có thể kể về một lần bạn đã giải quyết thành công một vấn đề phức tạp?
• Bạn có thể mô tả một dự án mà bạn đã thực hiện thành công?
• Bạn có thể nói gì về công ty và vị trí này?
• Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi không?

Giải pháp trả lời:

• Trả lời ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào trọng tâm.
• Dùng ví dụ cụ thể để minh họa cho các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn.
• Thể hiện sự tự tin và nhiệt tình.

Đọc thêm: Assistant Manager là gì? Mô tả công việc, mức lương

Lời kết

Trên đây là toàn bộ thông tin "Admin Executive là gì?". Mong rằng những chia sẻ nghề nghiệp đến từ Hegka thật sự hữu ích dành cho bạn. Đừng quên ứng tuyển việc làm tại Hegka bạn nhé.