cach-lam-giam-dung-luong-file-excel-giup-tang-toc-do-xu-ly

Ngày nay Excel đã trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực trong hầu hết các công việc từ văn phòng, kinh doanh,... Tuy nhiên một vấn đề khiến người dùng lo ngại chính là kích thước file Excel đôi khi quá lớn khiến tốc độ load bị chậm lại, ảnh hưởng tới công việc. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn đến bạn Cách làm giảm dung lượng file Excel hiệu quả và đơn giản nhất.

Excel là gì?

Excel là một trong những phần mềm trong bộ Microsoft Office; giúp người dùng ghi lại dữ liệu và trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán. Trên thực tế, Excel có thể xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn. 

Cách làm giảm dung lượng file Excel Ảnh 1

Nguyên nhân làm cho file Excel nặng, tốc độ xử lý kém

Trong quá trình làm việc với Excel, chắc hẳn bạn sẽ gặp phải trường hợp file bị quá tảu bởi dung lượng lớn; khiến tốc độ xử lý phải chờ đợi khá lâu. Một trong số những nguyên nhân dẫn tới điều này có thể là:

  • File Excel chưa hình ảnh có độ phân giải cao.
  • Các công thức, hàm tính để xử lý số liệu quá phức tạp.
  • Áp dụng quá nhiều các định dạng khác nhau.
  • Các ô bảng không sử dụng nhưng đã được định dạng gây ra lỗi file xử lý chậm.

Hướng dẫn cách làm giảm dung lượng file Excel

Làm thế nào để giảm bớt dung lượng file Excel - chính là câu hỏi khiến người dùng đâu đầu tìm kiếm phương án. Nhưng các bạn đừng quá lo lắng, một số giải pháp mà chúng tôi giới thiệu dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện mối quan tâm khi làm việc với Excel.

Xóa định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một chức năng rất hữu ích khi bạn muốn làm nổi bật dữ liệu cụ thể. Nhưng đây cũng là nguyên nhân làm tăng đáng kể dung lượng file Excel. Bạn nên loại bỏ những định dạng kiểu này khỏi bảng tính để làm giảm dung lượng file Excel.

  • Bước 1: Chọn các ô được định dạng trên file Excel của bạn.
  • Bước 2: Home tab > Conditional formatting > Clear Rules > Clear from Selected Cells.
Cách làm giảm dung lượng file Excel Ảnh 2

Loại bỏ các công thức không cần thiết

Hàm và công thức là các công cụ hỗ trợ người dùng trong tính toán và thao tác. Tuy nhiên, người dùng thường không để ý tới việc xóa bớt các công thức sau khi kết thúc công việc khiến file Excel bị quá tải. Để loại bỏ bớt các công thức không cần thiết, bạn có thể thao tác đơn giản như sau:

  • Bước 1: Chọn toàn bộ ô tính mà bạn đang làm việc hoặc bấm Ctrl + A để chọn toàn bộ trang tính.
  • Bước 2: Copy và dán Special: Values
Cách làm giảm dung lượng file Excel Ảnh 3

Nén ảnh trong Excel

Mặc dù đa phần dữ liệu xuất hiện trên file Exel phục vụ cho việc tính toán. Nhưng với một số công việc đặc thù thì hình ảnh cũng là một phần không thể thiếu trên Excel. Để dung lượng hình ảnh không làm ảnh hưởng tới file Excel, bạn cần nến chúng lại:

  • Bước 1: Chọn hình ảnh bạn muốn nén.
  • Bước 2: Chọn tab Picture Format > Compress.
  • Bước 3: Bỏ chọn hộp đầu tiên để nén tất cả ảnh trong tệp Excel.
  • Bước 4: Trong phần tùy chọn: chọn độ phân giải bạn muốn.
Cách làm giảm dung lượng file Excel Ảnh 3

Xóa định dạng dữ liệu

Mặc dù định dạng dữ liệu sẽ cho phép cấu trúc thông tin chính xác hơn nhưng nó cũng là tác nhân làm tăng dung lượng file Excel. Bạn cần phải xóa nó:

  • Bước 1: Chọn tất cả các hàng, cột và ô được định dạng.
  • Bước 2: Chọn Home > Editing > Clear Format

Loại bỏ dữ liệu ẩn

Dữ liệu ẩn có vai trò khá quan trọng đối với Excel, vậy nên trước khi thao tác người dùng thường có thói thói quen sao chép file dự phòng. Một khi dữ liệu ẩn bị xóa thì sẽ không thể phục hồi. Tuy nhiên bạn có thể giảm dung lượng file cho từng phần.

Đối với sheet:

  • Bước 1: Nhấp chuột phải vào một sheet.
  • Bước 2: Chọn “ Unhide ”.

Làm tương tự với các cột và hàng:

  • Bước 1: Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ trang tính.
  • Bước 2: Nhấp chuột phải vào hàng / cột của bạn muốn chọn > chọn "Unhide".

Kết lại

Các thủ thuật trong Excel là cần thiết và hỗ trợ rất hữu hiệu trong quá trình bạn làm việc. Hy vọng rằng bài viết "Cách làm giảm dung lượng file Excel giúp tăng tốc độ xử lý" sẽ giúp ích trong công việc của các bạn. Đừng quên comment dưới phần bình luận nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào nhé!

Bạn nghĩ sao?

Đăng nhập để bình luận

Mới nhất

Xem thêm bài viết,